INTRODUCCIÓN
El canal interno de información se configura como una obligación a cumplir las empresas en virtud de lo previsto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
La implantación de un canal interno de información en una organización supone cumplir con una de las herramientas básicas que conforman un modelo de organización y gestión al que se hace referencia en nuestro sistema legislativo.
Este canal debe ofrecer, tanto al informante como al denunciado, garantías de confidencialidad y anonimato, así como un medio de comunicación, acceso y almacenamiento de la información seguro, y generación de evidencias. Los canales éticos están considerados la medida de control más eficaz de entre los mecanismos de prevención antifraude y anticorrupción.
¿Qué se entiende por Canal Interno de Información?
El Canal Interno de Información es el medio a través del cual los empleados, directivos, miembros del órgano de administración de GRUPO LIDER ALIMENT y cualquier tercero con el que la empresa tenga o haya tenido relación, como los proveedores o un exempleado, pueda poner en conocimiento del Responsable Interno del Sistema, todas aquellas conductas irregulares y contrarias a nuestra normativa interna o externa, o que puedan suponer un hecho constitutivo de una infracción penal o administrativa grave entre otras previstas específicamente en la normativa mencionada.
El Canal de GRUPO LIDER ALIMENT tiene, por lo tanto, el objetivo de garantizar la convivencia y el buen clima laboral en la empresa, vital para el desarrollo y crecimiento de la organización.
Legitimados por el cumplimiento de una obligación legal, GRUPO LIDER ALIMENT dispone de un Canal Interno de Información al que puede acceder a través del correspondiente formulario web con la finalidad de que comuniquen todas aquellas conductas que consideren ilícitas.
¿Cuándo debe ser utilizado?
Debe ser utilizado en aquellas situaciones en las que se tenga conocimiento de una conducta o un hecho que pueda ser constitutivo de alguna infracción grave de carácter penal o administrativo, infracción de la normativa de la empresa y cualquiera otra actividad ilegal que contravenga los intereses de GRUPO LIDER ALIMENT.
Con el presente Manual de Uso, se pretende fomentar entre todos los trabajadores el deber de utilizar la herramienta de buena fe y que la comunicación se encuentre basada en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse la realización de las conductas antes mencionadas.
El Canal no puede ser utilizado para temas relacionados con sus condiciones de empleo. En ese caso deberá seguir las políticas establecidas en su organización. Si es recibida alguna de estas cuestiones se procederá a su inmediato archivo por parte del Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO LIDER ALIMENT
¿Cómo tratamos los datos y quién puede acceder a la información?
El Canal recogerá a través de un formulario, incluso de forma anónima, los datos.
En el caso de optar por comunicar un hecho de forma anónima, es importante que al comunicar un hecho conserve el número de seguimiento que se le asigne una vez presentada la comunicación. De forma proactiva, podrá acceder a la herramienta de nuevo a través de: “CONSULTAR CASO” para obtener una copia de la comunicación, conocer en qué situación se encuentra su caso, subir evidencias y comunicarse internamente con el Responsable del Sistema Interno de Información.
En todo caso, si el informante, opta por identificarse los datos de los afectados serán confidenciales y se tratarán conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos.
¿Cuánto tiempo conservamos los datos?
En todo caso, se cumplirá con lo dispuesto en la Política del Sistema Interno de Información, de esta manera, la información se conservará durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos.
En todo caso, transcurridos 3 meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en la LOPD.
La información relativa a las denuncias a las que se haya dado curso y estén en proceso de investigación, será conservada mientras sea relevante para el proceso por la comisión de delitos fuera del canal y en todo caso, durante un período máximo de 10 años dentro del Libro Registro del Canal Interno de Información.
¿Cómo podemos acceder al Canal Ético?
Al Canal Ético se puede acceder a través del link que puede encontrarse en: https://www.lideraliment.es/canal-etico/
A través de la plataforma, podrá completar un formulario en el que podrá quedar registrado, si lo completa, el correo electrónico que utilice para recibir la notificación de la recepción de la comunicación y su posterior resolución en la que se le informe sobre las acciones adoptadas por la Organización. En ningún caso, ni el tercer proveedor, ni la organización conocerán ese correo electrónico, ya que todas las notificaciones quedarán contenidas dentro de la plataforma.
En el formulario podrá dar la información que considere y subir todos aquellos archivos que se configuren como evidencia de los hechos comunicados.
Una vez cumplimentado el formulario recibirá una notificación de la recepción y un número de seguimiento de la comunicación.
En un plazo máximo de 3 meses, a través del mismo mecanismo, recibirá una notificación que incluirá la resolución emitida desde GRUPO LIDER ALIMENT y se le informará sobre las acciones llevadas a cabo.
¿Qué haremos cuando recibamos una comunicación?
Una vez recibida la comunicación, el Responsable del Sistema Interno de Información procederá a analizar los hechos con la finalidad de determinar si se procede al archivo de las actuaciones o bien, si se procede a abrir una investigación sobre los hechos que han sido informados.
Cuando se considere necesario, el Responsable, como encargado de ordenar el inicio de la investigación, podrá solicitar a través de la misma herramienta, información o evidencias adicionales para confirmar los extremos necesarios y proceder a la apertura del correspondiente expediente de investigación.
Nunca serán revelados los datos de las personas afectadas en la comunicación cuando pueda suponer un conflicto de intereses con el Responsable del Sistema o la dirección de la Entidad.
En el caso de que la información comunicada pudiera ir dirigida contra la persona que actúa como Responsable del Sistema Interno de Información o cualquiera de los miembros que componen el Comité de Ética y Compliance, será necesario que a través del formulario se haga constar nombre y apellidos y la siguiente dirección de correo/s: en el espacio del formulario indicado a continuación con el objetivo de evitar su acceso a la misma:
El Responsable del Sistema tiene la obligación de mantener la confidencialidad sobre toda la información a la que pueda acceder a razón de la comunicación realizada.
Por último, el proveedor encargado del mantenimiento del canal verificará periódicamente el correcto funcionamiento de la herramienta.
¿Qué diferencia hay entre alerta y consulta?
A través de la consulta, podrás realizar cualquier pregunta sobre el funcionamiento del canal, medidas anti-represalia o plazos en los que se resolverá tu alerta, así como cualquier otra cuestión que pueda derivarse o tuviera su origen en la utilización del Canal.