POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
LIDER ALIMENT SAU
Agosto 2023
INTRODUCCIÓN
Un canal de denuncia o canal ético es un sistema de comunicación que una empresa pone a disposición de empleados, y opcionalmente, de terceros relacionados (socios, proveedores, clientes., etc.), para que éstos puedan informar sobre las infracciones o irregularidades de que hayan tenido conocimiento y que contravengan el código ético de la compañía o sean contrarios a la normativa aplicable a la empresa.
La Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, adopta regulaciones estrictas para garantizar la seguridad de los informantes sobre actividades de soborno, corrupción y cualquier otra irregularidad que se pueda cometer en todos los Estados de la Unión Europea, siendo la norma de referencia en la actualidad. La Directiva se traspone a nuestro ordenamiento jurídico por medio de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que establece los criterios y principios por los que se ha de regir el Sistema Interno de Información.
Esta Ley, establece como principal objetivo la implantación de un sistema interno de información para todos los sujetos obligados al cumplimiento de la norma, lo que implica, la necesidad de que, esas sociedades cuenten con uno, o varios, canales de información.
La presente política, por lo tanto, está dirigida a cumplir con todos los requerimientos planteados no sólo desde esta norma, sino de todas aquellas que también pudieran estar interrelacionadas con ella y con la actividad de la propia Organización.
OBJETIVO
La presente política va dirigida a la determinación de los principios de actuación de la organización en cuanto a la gestión del sistema interno de información con el objetivo de dar cumplimiento a lo previsto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y poner a disposición de todas las partes interesadas los canales adecuados para comunicar cualquier tipo de infracción de la que tengan conocimiento dentro de la Organización o que pueda afectar a la misma.
El objetivo, por lo tanto, es fomentar una cultura ética y de transparencia en la Organización, en la que todos los empleados y cualquier ciudadano, se encuentren amparados y protegidos para notificar conductas irregulares a través del Sistema Interno de Información, por medio del Canal Ético o contactando con el Área de Cumplimiento Normativo, gozando de una serie de medidas de protección y velando siempre por la confidencialidad de la información facilitada. En caso de existir indicios de incumplimiento normativo o del Código Ético y de Conducta, la notificación dará lugar a un procedimiento de investigación conforme se estipula en el Procedimiento de Gestión del Canal Ético.
La presente Política supone un avance y mejora en el Modelo Corporativo de Cumplimiento Normativo, y viene a complementar y desarrollar los principios y valores estipulados en el Código Ético y de Conducta.
LEGISLACIÓN APLICABLE
- Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
- REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
- Circular 1/2016, de 22 de enero, sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas conforme a la reforma del Código Penal efectuada por Ley Orgánica 1/2015.
- Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal.
PRINCIPIOS RECTORES del procedimiento
El Sistema Interno de Información se articula sobre los siguientes principios:
- Legalidad.
En virtud de este principio, nadie puede ser condenado o sancionado por acciones u omisiones que en el momento de producirse no constituyan delito, falta o infracción administrativa, o suponga un incumplimiento de lo dispuesto en el Código Ético, según la legislación vigente en aquel momento.
- Confidencialidad.
Con las actuaciones desarrolladas en el ámbito del Sistema Interno de Información serán confidenciales. La identidad del informante será reservada para las personas investigadas y terceros.
- Prohibición de represalias.
La Organización está firmemente concienciada en la protección del informante, por lo que se prohíbe la realización de cualquier acto que conlleve una represalia, conforme se expone en la presente Política.
- Protección de datos.
El Sistema Interno de Información se asienta en la protección de los datos de carácter personal de los intervinientes en el proceso.
- Presunción de inocencia.
La actuación de los intervinientes en el Sistema Interno de Información estará presidida en el respeto al derecho fundamental de presunción de inocencia.
- Protección del honor
Cualquier actuación que exponga al informante, testigos, peritos, investigadores, y especialmente a las personas a las que se refieran los hechos, deberá tener en cuenta la adecuada protección del derecho al honor e intimidad personal, conforme a lo dispuesto en la legislación vigente.
- Derecho a ser oído y a solicitar la práctica de cuantas pruebas consideren para su defensa.
Las personas a las que se refieren los hechos tendrán el derecho a ser informados de los hechos que se le imputan y ser oídos en cualquier momento durante la sustanciación del procedimiento. Este derecho estará sujeto a garantizar el buen fin de la investigación, conforme a lo previsto en el Procedimiento de Gestión de Canal Ético. Además, podrán solicitar la realización de cuantas pruebas consideren necesarias, siempre en cumplimiento de la legalidad vigente y no supongan un menoscabo para los derechos y libertades de terceros, especialmente del informante.
Los informantes tendrán derecho a ser oídos y a mantener comunicación con el Responsable del Sistema Interno de Información y/o los órganos de investigación.
- Igualdad en el uso de medios durante los procedimientos de investigación.
Todas las partes dispondrán de los medios de investigación y defensa, con las salvaguardias previstas para la protección del informante. Las partes podrán participar en la investigación y tramitación de las denuncias asistidas de abogado.
- Objetividad, autonomía e independencia del procedimiento.
En todo caso se garantizará la investigación rigurosa de los hechos sin injerencias de ningún tipo por parte de otros órganos o departamentos de la Entidad.
- Celeridad y remisión a las Autoridades competentes.
La organización velará por el cumplimiento de los plazos previstos en el Procedimiento de Gestión del Canal Ético, sin dilaciones indebidas.
Cuando un hecho sea indiciariamente constitutivo de delito, los hechos se remitirán con carácter inmediato al ministerio Fiscal. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea. Cuando un hecho sea indiciariamente constitutivo de infracción administrativa, el Responsable del Sistema Interno de Información valorará su remisión al órgano competente.
- Transparencia
La Organización proporcionará información de forma clara y accesible sobre el uso del Canal Ético, así como sobre los principios esenciales del procedimiento de gestión. Dicha información consta en las páginas web de la entidad, accesible desde la página de inicio, en una sección separada y fácilmente identificable.
En todo lo no dispuesto anteriormente, la Organización seguirá en su actuación los principios del derecho penal y del derecho administrativo sancionador.
DEFINICIONES
Sistema Interno de Información: Conjunto de procedimientos y herramientas para la gestión de las comunicaciones internas que puedan suponer una infracción grave penal o administrativa o una infracción de la normativa de la UE.
Canal Interno de Información: mecanismo o instrumento a través del cual se puede informar sobre hechos constitutivos de una infracción grave de carácter laboral y de carácter penal, o bien una infracción de la normativa de la Unión Europea.
Informante: sujeto que comunica cualquier acción u omisión que sea constitutiva de infracción penal o administrativa grave o muy grave o cualesquiera que puedan constituir una infracción del derecho de la Unión.
Revelación Pública: Se entenderá por revelación pública la puesta a disposición del público de información sobre acciones u omisiones en los términos previstos en la ley.
Represalias: cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
ALCANCE
Esta política será de aplicación a todas aquellas partes interesadas definidas por la Organización dentro del territorio español.
El alcance de aplicación de la norma será, especialmente, sobre los siguientes:
- Empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena;
- Autónomos;
- Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
- Personas que trabajen para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
- Voluntarios, becarios, trabajadores en períodos de formación con independencia de que perciban o no remuneración y aquellos cuya relación laboral todavía no hubiera comenzado, pero hubiera conocido de los hechos durante la fase de selección o de negociación precontractual.
- Franquiciados y personal que forme parte de las mismas.
- Cliente final.
Dentro del Procedimiento de Gestión del Canal Interno de Información, se define el ámbito de aplicación de la presente Política.
GARANTÍAS DE ACTUACIÓN
Vías de comunicación:
Uno de los principales principios de actuación es la identificación de los canales que forman parte del sistema interno de información de la organización, por ello hacemos referencia a que se pone a disposición de las partes los siguientes canales:
- Canal Ético.
- Buzón de Atención al cliente.
Asimismo, se debe informar sobre otros canales externos a los que podrá dirigirse, y que serán los siguientes:
- Inspección Laboral.
- AEPD.
- Otros habilitados por la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
Para conocer la información sobre el procedimiento a seguir deberá dirigirse a: comiteetica@lideraliment.es
Garantías y medidas de protección:
Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación.
Toda persona que haga uso del canal interno de información tendrá derecho a su protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:
a) tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la Ley.
b) la comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la ley.
La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
En todo momento, se garantizará el respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
Exención de la obligación de secreto.
No se considerará que las personas que comuniquen información sobre las acciones u omisiones constitutivas de infracción o que hagan una revelación pública hayan infringido ninguna restricción de revelación de información, y aquellas no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo en relación con dicha comunicación o revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública de dicha información era necesaria para revelar una acción u omisión.
Esta medida no afectará a las responsabilidades de carácter penal.
Todo esto se extiende a la comunicación de informaciones realizadas por los representantes de las personas trabajadoras, aunque se encuentren sometidas a obligaciones legales de sigilo o de no revelar información reservada. Todo ello sin perjuicio de las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral.
Los informantes no incurrirán en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información que es comunicada o revelada públicamente, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya un delito.
OBLIGACIÓN DE COMUNICACIÓN
La presente Política, junto con todas las demás que componen el sistema documental, se encontrarán a su plena disposición en la página web de la Entidad: https://www.lideraliment.es/canal-etico/
Cualquier persona que tenga conocimiento de cualquiera de las conductas descritas en la presenta política tendrá la obligación de comunicarlo a través del Canal Interno de Información implantado en la organización al que podrá acceder a través de la página web antes mencionada.
Por otro lado, toda la información relativa al uso de todo canal interno de información, así como los principios esenciales del procedimiento de gestión del Sistema Interno de Información se proporcionará de forma clara y fácilmente accesible en una sección separada y fácilmente identificable en la página web de la Entidad.
PROTECCIÓN DE DATOS
Los sistemas internos de información, los canales externos y quienes reciban revelaciones públicas no obtendrán datos que permitan la identificación del informante y deberán contar con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.
Los tratamientos de datos derivados de la aplicación de esta política serán los estrictamente necesarios para garantizar el cumplimiento de la misma y, en todo caso, legitimado por el cumplimiento de una obligación legal y/o en cumplimiento de una misión realizada en interés público, garantizando la confidencialidad de los datos del informante manteniéndolos anónimos sin comunicarlos a terceros salvo que su identificación constituya una obligación necesaria y proporcionada impuesta por el derecho de la UE o nacional en el contexto de una investigación llevada a cabo por las autoridades nacionales o en el marco de un proceso judicial, en cuyo caso deberá comunicarse a las autoridades competentes en el asunto.
En todo caso, la finalidad será la gestión y tramitación de las correspondientes denuncias recibidas a través del Canal ético y no será utilizado para otras finalidades distintas o incompatibles.
Los datos serán comunicados a un proveedor que, actuando como encargado del tratamiento, garantizará la adecuada gestión de las denuncias recibidas. Asimismo, los datos serán comunicados a las autoridades competentes para la investigación penal o administrativa que hubiera de realizarse.
Sus datos serán conservados durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. Transcurridos estos plazos se procederá a su eliminación del canal, pero podrán permanecer bloqueados cuando sea necesario para evidenciar el funcionamiento del modelo de prevención de delito o cuando pueda ser requerido por la autoridad competente para el inicio de la correspondiente investigación de los hechos.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
Para más información sobre el tratamiento de sus datos o como ejercitar sus derechos puede dirigirse a nuestra Política de Privacidad.
APROBACIÓN
El Consejo de Administración procederá a la aplicación de esta política y será revisada periódicamente o cuando se produzca algún cambio que así lo requiera.